Le modèle de référentiel de compétences à télécharger
Ce modèle de référentiel de compétences est personnalisable pour coller à la réalité des métiers de votre entreprise. Véritable couteau suisse, il regroupe les compétences, mais aussi le référentiel métiers et les évaluations des salariés. Les enseignements restitués guideront les entretiens individuels, faciliteront la création des plans de formation et du workforce planning.
- Un fichier Google Sheets à copier sur Google Drive en un clic.
- Une feuille d'accueil avec le mode d'emploi.
- Un référentiel de compétences couplé à un référentiel métiers.
- Une feuille d'évaluation par salarié et une vue équipe pour identifier les complémentarités.
- Des formules pour une mise à jour dynamique, sans tout réécrire.
- Un outil collaboratif en ligne, pour inviter les managers à le compléter.
Comment analyser les données du référentiel de compétences
Votre modèle de référentiel de compétences téléchargé et copié sur Google Drive, vous pouvez maintenant faire connaissance avec les différents onglets. Ceux-ci sont dynamiquement interconnectés avec des formules pour vous restituer des enseignements. Examinons ce que vous allez y apprendre et les actions RH ou managériales qui en découleront. Des données d’exemples pour une équipe Marketing ont été ajoutées. Vous pourrez les modifier par la suite.
Le référentiel de compétences
Vous le retrouverez dans l’onglet « Compétences ». Il regroupe les compétences nécessaires pour tout un domaine de l’entreprise. Dans notre exemple : l’ensemble des métiers du Marketing. Pour chaque compétence, il présente 5 niveaux avec un paragraphe expliquant les prérequis pour ce palier. Il est important de l’écrire car il permet aux managers d’évaluer les salariés en toute objectivité. Ces derniers sauront ainsi quelles sont les actions à mettre en place pour monter en compétence sur cet item. Il peut être intéressant de télécharger cette feuille au format PDF pour la leur partager et servir de référence lors des entretiens individuels.
Le référentiel métiers
L’équipe Marketing est composée de plusieurs métiers : des Chargés d’inbound marketing, de content marketing… Certaines compétences sont communes mais à des niveaux d’expertise différents. Prise en dehors de son contexte d’application, une compétence est en effet peu explicite. Dans l’onglet « Métiers », vous retrouverez la liste des postes et le niveau attendu pour chaque compétence. On renseigne un niveau même si la compétence n’est pas attendue à ce poste. Ce sera utile pour la suite, car si un salarié la possède, bien qu’elle soit inutile pour le poste en cours, cela donnera des informations pour anticiper une mobilité interne. C’est également un outil intéressant à partager aux managers et aux salariés. Voici quelques usages :
- Permettre au manager d’évaluer un salarié mais aussi un candidat selon les prérequis du poste.
- Offrir aux salariés une vision sur les attentes à leur poste.
- Donner des informations aux RH pour construire leur catalogue de formations, pour rédiger les annonces de recrutement et les fiches de poste.
- Révéler les ponts entre les métiers afin de proposer des parcours de carrière à moyen terme aux salariés.
La fiche d'évaluation par salarié
Les entretiens entre les managers et les salariés sont des moments propices pour évaluer le travail, détecter des pistes d’amélioration, envisager des évolutions de carrière… Malheureusement, si la cartographie des métiers et des compétences n’a pas été réalisée en amont, ces échanges s’avèrent peu productifs et peuvent même être perçus comme arbitraires. Le référentiel de compétences remet l’expertise et le travail au cœur des discussions. En reliant les prérequis au poste actuel, les compétences connexes avec les autres métiers et le niveau atteint par le salarié, l’évaluation ouvre les perspectives.
Chaque salarié dispose d’un onglet individuel. En fonction du métier indiqué, cela restitue automatiquement les compétences attendues à son poste dans la colonne « niveau attendu ». Le manager doit mettre à jour le niveau du salarié en modifiant le nombre d’étoiles par compétence. On obtient alors l’écart de compétence pour un métier donné. Pour faire varier le métier, il suffit de choisir un autre métier dans la liste déroulante dans l’en-tête du tableau. Cette dernière est dynamiquement reprise de l’onglet métier, il ne faut pas la modifier.
Si l’écart est négatif, il y a une lacune et un besoin de formation. Le zéro indique que le salarié a le juste niveau de compétence. Si le chiffre passe en positif, le salarié surpasse les attentes. La colonne d’interprétation est là pour vous aider à analyser ce score. Si vous y voyez une case grise, c’est que la compétence n’est pas attendue pour le métier donné, même si le salarié a un bon niveau.
Que faire avec ces informations ?
- Le salarié surperforme sur une compétence : il peut devenir référent et former ses collègues.
- Le salarié a des difficultés dans un domaine : on peut envisager une action de formation ou de mentoring par un collègue référent.
- Si un poste est vacant sur un métier connexe et que ce salarié a un profil prometteur : on envisage une mobilité interne avec un plan de formation sur les compétences manquantes pour sécuriser la prise de poste.
La vue equipe
Cet onglet regroupe l’ensemble des salariés exerçant un même métier. Dans l’exemple du modèle de référentiel de compétences, il s’agit de l’équipe Chargé Inbound Marketing. Il met en perspective les complémentarités entre les collègues.
Que faire avec ces informations ?
- Le nombre total de compétences non couvertes donne une alerte sur la viabilité du groupe. Si elles sont trop nombreuses, peut-être faut-il actionner un plan de montée en compétence rapidement.
- Dans le tableau, la colonne « Couverture » indique, pour chaque compétence, si au moins un salarié de l’équipe la maîtrise. La croix signale qu’elle n’est maîtrisée par personne au niveau attendu.
- Même si la compétence est couverte, la part des salariés au niveau nous informe de la précarité de cette compétence dans l’organisation. Le départ du seul salarié formé pourrait déstabiliser l’équilibre de l’équipe. Il faut alors former un binôme.
- Pour chaque salarié, le niveau de compétence en rouge indique un besoin de formation sur une compétence donnée.
Personnaliser votre référentiel de compétences
Vous n’avez pas encore téléchargé le modèle de référentiel de compétences ? Il est encore temps car nous allons passer au tutoriel de personnalisation.